Monatsabschluss in 30 Minuten: der Ablauf

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Buchhaltung wird dann zur Qual, wenn sie sich über Monate ansammelt. Ein fester Termin am Monatsanfang verhindert das. Mit etwas Routine reicht dafür eine halbe Stunde.

Der Termin

Leg dir einen wiederkehrenden Termin in den Kalender, zum Beispiel am ersten oder zweiten Werktag des Monats, 30 Minuten. Nicht „wenn Zeit ist“, sondern fest. Der Termin ist wichtiger als die perfekte Methode.

Schritt 1: Belege in die Ablage (10 Minuten)

Sammle alle Rechnungen und Belege des Vormonats: aus dem E-Mail-Postfach, aus Kundenportalen und aus der Hosentasche. Alles kommt an einen Ort – in die Buchhaltungssoftware, zur Steuerberatung oder in einen digitalen Ordner. Wer Papier scannt, sollte es gleich tun, nicht später.

Schritt 2: Kontoauszug abgleichen (10 Minuten)

Geh die Buchungen des Vormonats auf dem Geschäftskonto durch. Gibt es zu jeder Ausgabe einen Beleg? Sind alle Rechnungen bezahlt, die fällig waren? Offene Posten notierst du dir und schickst noch heute eine freundliche Erinnerung.

Ich erledige Schritt 1 und 2 komplett in Lexware Office: Belege landen direkt dort, die Buchungen vom Geschäftskonto kommen automatisch dazu, und die Zuordnung ist meist nur ein Klick. Meine Buchhaltung mache ich damit vollständig selbst, ohne Steuerberatung. Über die Schnittstelle habe ich zusätzlich meine eigene KI-Lösung angebunden. Sie bereitet jeden Beleg vor und prüft ihn buchhalterisch vor: Ist überhaupt Vorsteuer abziehbar? Ist die ausgewiesene Steuer wirklich Umsatzsteuer oder zum Beispiel Versicherungsteuer? Stimmt die Umrechnung bei Rechnungen in Fremdwährung? Wie das genau funktioniert, steht im Artikel Buchhaltung ohne Steuerberater.

Schritt 3: Steuer-Rücklage umbuchen (5 Minuten)

Falls du die Rücklage nicht schon bei jedem Zahlungseingang umbuchst: Jetzt ist der Moment. Umsatzsteuer vollständig, dazu deine Quote für die Einkommensteuer. Wie viel das sein sollte, steht im Artikel Wie viel Steuer-Rücklage?

Schritt 4: Planung fortschreiben (5 Minuten)

Trag den aktuellen Kontostand in deine Liquiditätsplanung ein, aktualisiere die Pipeline und schieb den Startmonat einen Monat weiter. Dann lies die drei wichtigsten Zahlen ab: Reichweite, gewichtete Pipeline, Steuer-Rücklage.

Was du am Ende hast

• Alle Belege vollständig – keine Suche im nächsten Frühjahr
• Offene Rechnungen im Blick
• Eine Steuer-Rücklage, die stimmt
• Eine Planung, die zeigt, wann du handeln musst

Für Schritt 4 gibt es meine Liquiditätsplanung für Selbstständige als Vorlage für Numbers und Excel.