Einnahmen-Ausgaben-Tabelle für Numbers & Excel: So baust du sie auf

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Nicht jeder Selbstständige braucht von Anfang an eine Buchhaltungssoftware. Für einen guten Überblick über Einnahmen und Ausgaben reicht eine sauber aufgebaute Tabelle. Wichtig ist, dass du sie so anlegst, dass sie sich fast von allein auswertet.

Ein Blatt für alle Buchungen

Der häufigste Fehler: ein Blatt pro Monat. Das sieht ordentlich aus, macht aber jede Auswertung mühsam. Besser ist ein einziges Blatt mit allen Buchungen untereinander und diesen Spalten:

• Datum (des Zahlungseingangs oder -ausgangs)
• Beschreibung (Kunde, Lieferant, Zweck)
• Kategorie (aus einer festen Liste)
• Betrag netto
• Umsatzsteuer
• Einnahme oder Ausgabe

Wenige, feste Kategorien

Zu viele Kategorien machen die Tabelle unübersichtlich. Für die meisten Selbstständigen reichen zehn:

• Einnahmen aus Aufträgen
• Sonstige Einnahmen
• Miete und Nebenkosten
• Software und Abos
• Hardware und Büro
• Fahrzeug und Reisen
• Versicherungen
• Beratung (z. B. Steuerberatung)
• Marketing
• Sonstiges

Lege die Kategorien auf einem eigenen Blatt als Liste an und nutze sie in der Buchungsspalte als Auswahlmenü. In Numbers heißt das Einblendmenü, in Excel Datenüberprüfung. So vertippst du dich nie.

Die Monatsübersicht rechnet sich selbst

Auf einem zweiten Blatt stehen die Kategorien untereinander und die Monate nebeneinander. In jede Zelle kommt eine Formel, die aus dem Buchungsblatt alle Beträge dieser Kategorie in diesem Monat addiert. In Excel geht das mit SUMMEWENNS, in Numbers mit SUMMEWENNS oder einer Hilfsspalte für den Monat. Einmal eingerichtet, musst du nur noch Buchungen eintragen.

Rücklage gleich mitrechnen

Ergänze unter der Monatsübersicht zwei Zeilen: den Gewinn (Einnahmen minus Ausgaben) und die Steuer-Rücklage als Prozentsatz davon. So siehst du jeden Monat, wie viel du auf das Steuerkonto schieben solltest. Welche Quote sinnvoll ist, steht im Artikel über die Steuer-Rücklage.

Wenn die Tabelle zu klein wird

Eine Tabelle reicht für den Anfang. Sobald du regelmäßig Rechnungen schreibst und Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben musst, wird sie mühsam. Ich nutze dafür Lexware Office: Rechnungen, Belege, Bankabgleich und Voranmeldung an einem Ort.

Rückblick und Vorschau gehören zusammen

Eine Einnahmen-Ausgaben-Tabelle zeigt dir, was war. Für Entscheidungen brauchst du auch den Blick nach vorn: Wie lange reicht das Geld, und wann wird es knapp? Dafür gibt es meine Liquiditätsplanung für Selbstständige als fertige Vorlage für Numbers und Excel. Sie ergänzt deine Buchhaltung, statt sie zu ersetzen.

Hinweis: Für die Steuererklärung brauchst du eine ordnungsgemäße Einnahmenüberschussrechnung. Ob eine Tabelle dafür ausreicht, klärst du mit deiner Steuerberatung.