Pipeline mit Wahrscheinlichkeiten: So planst du Umsatz ehrlich

Die meisten Selbstständigen überschätzen ihren künftigen Umsatz. Nicht aus Leichtsinn, sondern weil jedes gute Gespräch sich nach einem sicheren Auftrag anfühlt. Eine Pipeline mit Wahrscheinlichkeiten holt diese Hoffnung auf den Boden – ohne dass du dir den Optimismus abgewöhnen musst.

Was in die Pipeline gehört

Jede Zeile ist ein konkretes Angebot oder eine konkrete Anfrage. Pro Zeile brauchst du nur fünf Angaben:

• Kunde und Projekt
• Betrag (netto)
• Stufe: Wie weit ist das Gespräch?
• Wahrscheinlichkeit in Prozent
• Erwarteter Zahlungseingang: der Monat, in dem das Geld auf dem Konto ist, nicht der Monat der Unterschrift

Stufen statt Bauchgefühl

Die Wahrscheinlichkeit schätzt du nicht jedes Mal neu. Du legst einmal feste Stufen fest und ordnest jedes Angebot einer Stufe zu. Ein Beispiel:

• Erstgespräch: 10 %
• Angebot verschickt: 30 %
• Verhandlung: 60 %
• Mündlich zugesagt: 90 %
• Unterschrieben: 100 %

Die Zahlen sind ein Startwert. Nach einem halben Jahr weißt du aus deinen eigenen Abschlüssen, wie oft aus einem verschickten Angebot tatsächlich ein Auftrag wird, und passt die Stufen an.

Gewichteter Umsatz: Betrag × Wahrscheinlichkeit

Ein Angebot über 10.000 € mit 30 % Wahrscheinlichkeit steht mit 3.000 € in deiner Planung. Das wirkt im Einzelfall seltsam, denn am Ende bekommst du entweder 10.000 € oder nichts. Über zehn Angebote hinweg gleicht es sich aber aus, und genau darum geht es: eine Summe, die im Durchschnitt stimmt.

Pipeline Coverage: Reicht deine Pipeline überhaupt?

Der gewichtete Umsatz sagt dir, was du erwarten kannst. Die Pipeline Coverage sagt dir, ob deine Pipeline groß genug ist, um dein Ziel zu erreichen. Du teilst den Wert deiner offenen Angebote durch den Umsatz, den du im selben Zeitraum brauchst.

• Ungewichtet (alle offenen Angebote zum vollen Betrag): Eine gängige Faustregel ist das Dreifache deines Umsatzziels. Weil nicht jedes Angebot gewinnt, brauchst du deutlich mehr in der Pipeline, als du am Ende abrechnest.
• Gewichtet (Betrag × Wahrscheinlichkeit): Hier sollte mindestens das Einfache herauskommen. Liegst du darunter, fehlen dir rechnerisch Aufträge – selbst wenn alles nach Plan läuft.

Ein Beispiel: Du brauchst in den nächsten drei Monaten 18.000 € Umsatz. In deiner Pipeline stehen Angebote über 45.000 €, gewichtet sind das 15.000 €. Ungewichtet hast du eine Coverage von 2,5, gewichtet von 0,83. Beides heißt: Es fehlen Angebote. Du weißt also heute, dass du akquirieren musst, und nicht erst in drei Monaten.

Prüf die Coverage einmal im Monat für die nächsten drei Monate. Sie ist die ehrlichste Frühwarnung, die du als Selbstständiger hast.

Drei Regeln, die dich ehrlich halten

1. Nur Unterschriebenes steht auf 100 %. Eine mündliche Zusage ist viel wert, aber keine Garantie.
2. Plane den Zahlungseingang, nicht den Projektstart. Zwischen Unterschrift und Geld liegen oft 30 bis 60 Tage: Projektlaufzeit, Rechnung, Zahlungsziel.
3. Abgesagtes sofort streichen. Eine Pipeline voller Leichen fühlt sich gut an und plant falsch.

Was du davon hast

Mit dem gewichteten Umsatz pro Monat siehst du früh, wann eine Lücke entsteht. Liegt die Summe für die nächsten drei Monate unter deinen Fixkosten plus Privatentnahme, ist jetzt der Zeitpunkt für Akquise, nicht erst, wenn das Konto leer ist.

Die Pipeline ist fester Bestandteil meiner Liquiditätsplanung für Selbstständige. Dort sind die Stufen vorbelegt, und der gewichtete Umsatz fließt automatisch in die Zwölf-Monats-Vorschau.