KI-Adventskalender – Tag 4 von 24: Wie Sie Ihre E-Mail-Flut mit KI halbieren, ohne Verantwortung abzugeben
TL;DR
Viele Geschäftsführer:innen verbringen täglich ein bis zwei Stunden im Posteingang. KI kann diese Verantwortung nicht abnehmen, aber sie kann die Vorarbeit leisten – sodass Sie schneller an dem Punkt sind, an dem Ihre Entscheidung wirklich gefragt ist.
Inhalt
Viele Geschäftsführer:innen und Eigentümer:innen erzählen mir Ähnliches:
- „Ich komme aus Meetings – und der Posteingang ist explodiert.“
- „Zwischendrin versuche ich dann noch, das Unternehmen zu führen.“
Die meisten wissen:
Das ist nicht die beste Nutzung ihrer Zeit.
KI kann hier kein Zauberstab sein.
Aber sie kann helfen, aus E-Mail-Chaos nachvollziehbare Entscheidungsgrundlagen zu machen.
Was KI bei E-Mails leisten kann – und was nicht
Sinnvolle Einsatzfelder:
- Strukturieren
Lange, verschachtelte Mails in übersichtliche Stichpunkte und Themenblöcke zerlegen. - Sortieren
Herausarbeiten, welche Punkte wirklich eine Entscheidung von Ihnen benötigen – und was delegiert werden kann. - Entwürfe erstellen
Antwortvorschläge formulieren, die Sie dann prüfen, anpassen oder auch komplett verwerfen. - Ton anpassen
Gleichen Inhalt je nach Empfänger:in sachlicher, direkter oder verbindlicher formulieren.
Wofür KI nicht da ist:
- heikle Personal- oder Kundenthemen ungeprüft zu versenden,
- komplexe Sachverhalte ohne menschlichen Blick „freizugeben“,
- Verantwortung an ein Tool zu delegieren.
Ein praxisnahes Beispiel
Stellen Sie sich vor, Sie bekommen eine E-Mail mit:
- drei unterschiedlichen Themen,
- einem Konflikt, der nur zwischen den Zeilen steht,
- und der Bitte: „Kurze Freigabe?“
Ein möglicher KI-Workflow:
- Sie kopieren den Text (ohne sensible Anhänge oder Namen) in ein KI-Tool.
- Sie bitten um:
- „Fasse diese E-Mail in maximal fünf Stichpunkten zusammen.“
- „Welche Entscheidungen oder Rückmeldungen werden von mir konkret erwartet?“
- Sie lassen sich einen Antwortentwurf erstellen, zum Beispiel:
- „Formuliere eine knappe, klare Antwort, die die Verantwortung für Punkt X an Person Y zurückgibt und für Punkt Z eine Rückfrage stellt.“
Sie lesen:
- eine strukturierte Zusammenfassung,
- eine Liste der erwarteten Entscheidungen,
- einen ersten Antwortentwurf.
Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Die Vorarbeit übernimmt KI.
Warum das gerade für Geschäftsführungen interessant ist
Ihre E-Mails sind selten nur „Kommunikation“.
Sie sind oft:
- Priorisierungen („jetzt, später, nie“),
- Delegationsentscheidungen („ich oder jemand anderes“),
- Signale in die Organisation („wie ernst nehmen wir dieses Thema wirklich?“).
Je schneller Sie vom Textwust zur eigentlichen Frage kommen, desto:
- klarer werden Ihre Antworten,
- konsistenter werden Ihre Entscheidungen,
- entspannter wird Ihr Verhältnis zum Posteingang.
Was wir dazu in 90 Minuten gemeinsam aufsetzen können
In einer 1:1-KI-Session (90 Minuten, online) arbeiten wir nicht theoretisch, sondern mit Ihrem Alltag:
- Wir nehmen ein bis zwei anonymisierte Beispiele aus Ihrem Posteingang.
- Wir entwickeln zwei bis drei konkrete Prompt-Vorlagen, die zu Ihrem Stil passen.
- Wir definieren, bei welchen Arten von E-Mails KI Ihnen zuverlässig helfen kann – und wo Sie bewusst darauf verzichten.
Ziel ist nicht, dass KI „für Sie antwortet“.
Ziel ist, dass Sie schneller und klarer entscheiden können.
Wenn Sie Ihre Zeit nicht länger im Posteingang verlieren wollen
Wenn Sie spüren, dass E-Mails mehr Zeit ziehen, als sie sollten, und Sie einen pragmatischen Hebel suchen: